Wskazówki

12 prostych, ale skutecznych technik przyspieszonej pracy w Excelu

Często masz do czynienia z MS Excel? Następnie nie przegap części porad dotyczących optymalizacji pracy w tym programie.

Szybko dodawaj nowe dane do wykresu

Jeśli dla twojego już skonstruowanego diagramu pojawiły się nowe dane na arkuszu, które należy dodać, możesz po prostu wybrać zakres z nowymi informacjami, skopiować go (Ctrl + C), a następnie wkleić bezpośrednio do diagramu (Ctrl + V).

Instant Fill (Flash Fill)

Ta funkcja pojawiła się tylko w najnowszej wersji programu Excel 2013, ale warto wcześniej zaktualizować ją do nowej wersji. Przypuśćmy, że masz listę pełnych imion (Ivan Ivan Ivanovich), którą musisz zmienić na skróty (Ivanov I.). Aby wykonać taką konwersję, wystarczy ręcznie wpisać żądany tekst w sąsiedniej kolumnie. W drugiej lub trzeciej linii Excel spróbuje przewidzieć nasze działania i automatycznie wykonać dalsze przetwarzanie. Musisz tylko nacisnąć klawisz Enter, aby potwierdzić, a wszystkie nazwy zostaną natychmiast przekonwertowane.

Podobnie możesz wyodrębniać nazwy z wiadomości e-mail, przyklejać nazwy fragmentów itp.

Kopiuj bez łamania formatów

Najprawdopodobniej wiesz o „magicznym” znaczniku autouzupełniania - cienkim czarnym krzyżu w prawym dolnym rogu komórki, ciągnąc go, który możesz skopiować zawartość komórki lub formuły do ​​kilku komórek jednocześnie. Istnieje jednak jeden nieprzyjemny niuans: takie kopiowanie często narusza projekt stołu, ponieważ kopiowana jest nie tylko formuła, ale także format komórki. Można tego uniknąć, jeśli natychmiast po pociągnięciu czarnym krzyżykiem kliknij inteligentny znacznik - specjalną ikonę, która pojawia się w prawym dolnym rogu skopiowanego obszaru.

Jeśli wybierzesz opcję „Kopiuj tylko wartości” (Wypełnij bez formatowania), program Microsoft Excel skopiuje formułę bez formatu i nie zepsuje projektu.

Wyświetlanie danych z arkusza kalkulacyjnego Excel na mapie

Najnowsza wersja programu Excel 2013 ma możliwość szybkiego wyświetlania danych geograficznych na interaktywnej mapie, na przykład sprzedaży według miasta itp. Aby to zrobić, przejdź do „App Store” na karcie Wstaw i zainstaluj stamtąd wtyczkę Bing Mapy. Można to zrobić poprzez bezpośredni link ze strony, klikając przycisk Dodaj. Po dodaniu modułu możesz go wybrać z listy rozwijanej „Moje aplikacje” na karcie „Wstaw” (Wstaw) i umieścić go w arkuszu. Pozostaje wybrać komórki danych i kliknąć przycisk Pokaż lokalizacje w module mapy, aby zobaczyć na nim nasze dane.

W razie potrzeby w ustawieniach wtyczki można wybrać typ wykresu i kolory do wyświetlenia.

Szybkie przejście do żądanego arkusza

Jeśli w twojej książce liczba arkuszy przekroczyła 10, trudno będzie poruszać się po nich. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny z przycisków przewijania arkusza w lewym dolnym rogu ekranu.

Pojawi się spis treści i możesz natychmiast przejść do dowolnego arkusza.

Możesz także utworzyć na oddzielnym arkuszu spis treści z hiperłączami. Jest to trochę bardziej skomplikowane, ale często wygodniejsze.

Konwertuj wiersze na kolumny i odwrotnie

Jeśli kiedykolwiek musiałeś ręcznie przesuwać komórki z wierszy do kolumn, z pewnością docenisz następujący trick:

  1. Podświetl zakres.
  2. Skopiuj go (Ctrl + C) lub, naciskając prawy przycisk myszy, wybierz „Kopiuj” (Kopiuj).
  3. Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę, w której chcesz wstawić dane, i wybierz jedną ze specjalnych opcji wstawiania w menu kontekstowym - ikonę „Transponuj”.

W starszych wersjach programu Excel nie ma takiej ikony, ale problem można rozwiązać, używając specjalnej wstawki (Ctrl + Alt + V) i wybierając opcję „Transpozycja” (Transpozycja).

Rozwijana lista w komórce

Jeśli zamierza się wprowadzić ściśle określone wartości z dozwolonego zestawu (na przykład tylko „tak” i „nie” lub tylko z listy działów firmy itp.), Można to łatwo zorganizować za pomocą listy rozwijanej:

  1. Wybierz komórkę (lub zakres komórek), w której powinno być takie ograniczenie.
  2. Kliknij przycisk Sprawdzanie poprawności danych na karcie Dane (Walidacja).
  3. Z listy rozwijanej „Zezwalaj” wybierz opcję „Lista”.
  4. W polu „Źródło” określ zakres zawierający warianty odniesienia elementów, które następnie wypadają podczas pisania.

Zaawansowane sztuczki z tej samej serii: lista rozwijana z wypełnieniem, powiązane listy rozwijane, lista rozwijana ze zdjęciem itp.

Inteligentny stół

Jeśli wybierzesz zakres z danymi, a na karcie Strona główna klikniesz „Formatuj jako tabelę” (Dom - Format jako tabelę), nasza lista zostanie przekształcona w „inteligentny” stół, który (z wyjątkiem fantazyjnych pasiastych kolorów) zna wiele przydatnych rzeczy:

  • Automatyczne rozciąganie podczas dodawania do niego nowych wierszy lub kolumn.
  • Wprowadzone formuły zostaną automatycznie skopiowane do całej kolumny.
  • Limit tej tabeli jest automatycznie ustalany podczas przewijania i zawiera przyciski filtrów do wyboru i sortowania.
  • Na wyświetlonej karcie Projekt (Projekt) można dodać wiersz sum z automatycznym obliczeniem do takiej tabeli.

Sparklines

Sparklines to miniaturowe wykresy rysowane bezpośrednio w komórkach, które graficznie pokazują dynamikę naszych danych. Aby je utworzyć, kliknij „Wykres” (Linia) lub „Histogram” (Kolumny) w grupie „Sparklines” na karcie „Wstaw”. W oknie, które zostanie otwarte, określ zakres za pomocą początkowych danych liczbowych i komórek, w których chcesz wprowadzić wykresy przebiegu w czasie.

Po kliknięciu przycisku „OK” program Microsoft Excel utworzy je w określonych komórkach. Na karcie Projekt (Projekt) można dodatkowo dostosować ich kolor, typ, włączyć wyświetlanie wartości minimalnych i maksymalnych itp.

Odzyskaj niezapisane pliki

Piątek Wieczór. Długo oczekiwany koniec tygodnia pracy w szoku. Czekając na resztę, zamykasz raport, w którym byłeś zajęty w ostatniej połowie dnia, aw oknie dialogowym, które się pojawi, „Zapisz zmiany w pliku?” Nagle z jakiegoś powodu naciśnij „Nie”.

Puste biuro ogłasza twój rozdzierający serce krzyk, ale jest już za późno - ostatnie kilka godzin pracy poszło na ogon psa i zamiast przyjemnego wieczoru z przyjaciółmi, musisz odzyskać utracone.

W rzeczywistości istnieje duża szansa na naprawienie sytuacji. Jeśli masz Excel 2010, kliknij „Plik” - „Ostatnie” (Plik - Ostatnie) i znajdź przycisk Odzyskaj niezapisane skoroszyty w prawym dolnym rogu ekranu. W programie Excel 2013 ścieżka jest nieco inna: „Plik” - „Szczegóły” - „Zarządzanie wersjami” - „Odzyskaj niezapisane skoroszyty” (Plik - Właściwości - Odzyskaj niezapisane skoroszyty). Specjalny folder zostanie otwarty z głębi Microsoft Office, gdzie tymczasowe kopie wszystkich książek utworzonych lub zmodyfikowanych, ale nie zapisanych, są zapisywane w takim przypadku.

Porównywanie dwóch zakresów różnic i dopasowań

Bardzo często podczas pracy w Excelu konieczne jest porównanie dwóch list i szybkie znalezienie elementów, które są takie same lub różne. Najszybszy i najbardziej wizualny sposób:

  1. Wybierz obie porównywane kolumny (przytrzymując klawisz Ctrl).
  2. Wybierz na karcie Strona główna - Formatowanie warunkowe - Reguły alokacji komórek - Powielone wartości (Dom - Formatowanie warunkowe - Podświetl reguły komórek - Powielone wartości).
  3. Wybierz opcję „Unikatowy” z listy rozwijanej.

Bonus: inne sposoby porównywania dwóch zakresów i znajdowania różnic / dopasowań.

Wybór (dostosowanie) wyników obliczeń dla wymaganych wartości

Czy kiedykolwiek wybrałeś wartości wejściowe w kalkulacji programu Excel, aby uzyskać potrzebne dane? W takich chwilach czujesz się jak ostry strzelec, prawda? Tylko kilkadziesiąt iteracji „undershoot - flight”, a oto jest długo oczekiwany „hit”!

Microsoft Excel będzie w stanie dokonać takiego dopasowania, a także szybciej i dokładniej. Aby to zrobić, kliknij zakładkę „Wstaw” przycisku „co-jeśli” i wybierz polecenie „Wybór parametrów” (Wstaw - co, jeśli analiza - szukanie celu). W wyświetlonym oknie określ komórkę, w której chcesz wybrać żądaną wartość, żądany wynik i komórkę wejściową, którą należy zmienić. Po kliknięciu „OK” Excel wykona do 100 „strzałów”, aby wybrać wymaganą sumę z dokładnością do 0,001.

Jeśli ten szczegółowy przegląd nie obejmuje wszystkich przydatnych układów MS Excel, o których wiesz, podziel się nimi w komentarzach!

Obejrzyj film: Co zobaczysz na tym kanale? Dlaczego Przeciętny Człowiek? Wykres Gaussa (Luty 2020).